Jak wybrać salę na konferencję we Wrocławiu, gdy przyjeżdżają goście z kilku województw
5 min czytania Autorka: Jolanta
Sala na konferencję wygląda w ofercie prosto: metraż, liczba miejsc, projektor. Kłopot zaczyna się, kiedy okazuje się, że „80 osób” dotyczy krzeseł w rzędach, a wy potrzebujecie stołów, przerwy kawowej i noclegu dla połowy gości.
Kolega męża ze stowarzyszenia elektryków odpowiada w nim za szkolenia. W marcu organizuje jednodniową konferencję o nowych przepisach dla instalatorów, we Wrocławiu, bo stamtąd najbliżej dla większości członków z kilku województw. Sześćdziesiąt osób, wykłady od dziesiątej do szesnastej, przerwa kawowa, obiad, a dla tych z daleka nocleg dzień wcześniej. Przyszedł do nas w niedzielę z wydrukami ofert i zapytał męża, czy ja bym nie zerknęła.
Zerknęłam. Przez lata organizowałam w firmie szkolenia dla kierowników oddziałów i wiem, że oferty sal konferencyjnych są pisane tak, jakby każdy uczestnik był krzesłem.
Ile osób naprawdę zmieści sala
Pierwsza rzecz do sprawdzenia to liczba miejsc w waszym ustawieniu. Obiekty konferencyjne podają zwykle kilka liczb, bo ta sama sala mieści różną liczbę ludzi zależnie od tego, jak ustawi się krzesła. Ustawienie teatralne to same krzesła w rzędach, jak w kinie. Szkolne to rzędy stołów z krzesłami po jednej stronie. Podkowa to stoły w kształt litery U, przy których wszyscy się widzą.
Przykład z jednej z ofert, które dostał kolega męża. Centrum konferencyjne przy hotelu, które wynajmuje sale na eventy we Wrocławiu, ma wśród nich salę o powierzchni 120 metrów kwadratowych, piętnaście na osiem metrów, trzy metry wysokości. W ustawieniu teatralnym mieści 80 osób, w szkolnym 50, w podkowie 30. Ta sama sala, trzy różne odpowiedzi na pytanie „ile osób”.
Przy konferencji, na której ludzie piszą, mają laptopy i papiery, krzesła w rzędach to męczarnia na sześć godzin. Kolega męża chciał stołów. Sześćdziesiąt osób przy stołach to już nie ta sama sala co sześćdziesiąt krzeseł.
Technika i człowiek od techniki
Zapytaj, co jest w cenie: projektor i ekran, nagłośnienie, mikrofony (ile i jakie: do ręki, nagłowne), internet. Zapytaj, kto to podłączy i czy będzie na miejscu przez cały dzień. Projektor, który się nie łączy z laptopem prelegenta o dziesiątej rano, to pierwsze pięć minut konferencji, które wszyscy zapamiętają.
W opisie sali z przykładu wyżej (to sala Odyssey) w wyposażeniu wymieniono projektor z ekranem, profesjonalne nagłośnienie i mikrofony, klimatyzacja, internet światłowodowy i Wi-Fi. To dobra lista do porównania z innymi ofertami, wiersz po wierszu. Klimatyzację dopisz do tabelki zawsze, nawet w marcu. Sześćdziesiąt osób w zamkniętej sali przez sześć godzin podnosi temperaturę szybciej niż kaloryfer.
Parking, dojazd, nocleg
Goście z kilku województw przyjadą autem, pociągiem i jeden na motocyklu. Sprawdź parking: czy jest, ile miejsc, czy bezpłatny, czy trzeba rezerwować. Sprawdź dojazd z dworca komunikacją miejską i taksówką. Przy jednym z obiektów, które oglądał kolega męża, jest parking na ponad 350 miejsc i baza noclegowa dla ponad stu osób w tym samym miejscu. Dla konferencji z noclegiem dzień wcześniej to argument, który w tabelce waży więcej niż dwadzieścia złotych różnicy w cenie kawy.
Sprawdź też dostępność: czy sala i toalety są dostosowane dla osób z niepełnosprawnościami, czy jest winda albo podjazd. W stowarzyszeniu, gdzie średnia wieku przekracza pięćdziesiąt lat, to nie formalność.
Zobacz salę, zanim podpiszesz
Zdjęcia sal konferencyjnych robi się zawsze z tego samego miejsca: z tyłu, szerokim obiektywem, przy zapalonych światłach. Umów się na oględziny, najlepiej o tej godzinie, o której zaczyna się konferencja. Sprawdź, czy sala ma światło dzienne i czy da się ją zaciemnić, kiedy działa projektor. Sprawdź, czy z ostatniego rzędu widać ekran i słychać prowadzącego bez mikrofonu. Zapytaj, co dzieje się w sali obok: jeśli za ścianą jest wesele albo inna konferencja, poproś o informację, jak wygląda izolacja akustyczna.
Sprawdź też drogę uczestnika: wejście, rejestrację, szatnię, toalety, miejsce na przerwę kawową. Sześćdziesiąt osób w przerwie, które stoją w kolejce do jednej toalety, to piętnaście minut opóźnienia po każdej przerwie.
Cena za dzień i cena za osobę
Oferty przychodzą w różnych formach. Jedni podają cenę wynajmu sali za dzień plus catering za osobę, drudzy pakiet konferencyjny za osobę z salą w cenie. Żeby to porównać, przelicz wszystko na jedną kwotę za całą konferencję przy waszej liczbie osób, a potem na osobę. Osobno dopisz to, czego w pakiecie nie ma: dodatkowe godziny sali, technika ponad standard, parking, noclegi, wodę na stołach.
Na koniec zapytaj o zaliczkę i termin płatności reszty, o fakturę na stowarzyszenie i o to, czy cena jest netto, czy brutto. Przy organizacjach, które nie odliczają VAT, ta różnica w tabelce bywa większa niż różnica między salami. Stowarzyszenie kolegi męża VAT-u nie odlicza, więc w jego tabelce wszystkie kwoty poszły w brutto, nawet jeśli oferta podawała netto drobnym drukiem.
Catering i przerwy
Zapytaj, czy catering jest na miejscu, czy z zewnątrz, i czy obiekt pobiera opłatę za catering z zewnątrz. Poproś o menu przerwy kawowej i obiadu z godzinami. Ile jedzenia na osobę zamówić, żeby nie zostało i żeby nie zabrakło, pisałam przy przyjęciu w domu: Ile jedzenia zamówić z cateringu na przyjęcie w domu. Na konferencji jest prościej, bo ludzie jedzą w przerwie, nie przez cały wieczór, ale zasada ta sama.
Checklista - 8 rzeczy do sprawdzenia
Liczba miejsc w waszym ustawieniu, nie maksymalna- Technika w cenie i kto ją obsługuje
- Przerwy kawowe i obiad: menu i godziny
- Parking dla gości i dojazd z dworca
- Noclegi na miejscu albo blisko
- Dostęp dla osób z niepełnosprawnościami
- Godzina wejścia na montaż i wyjścia
- Zmiana liczby osób i rezygnacja na piśmie
Trzy sale dla 60 osób - przykładowe dane
| Kryterium | Sala przy hotelu | Sala w centrum miasta | Sala na uczelni |
|---|---|---|---|
| 60 osób przy stołach | nie, szkolnie 50 | Najkorzystniej: tak | tak, ławki stałe |
| Parking | Najkorzystniej: duży, bezpłatny | płatny, w okolicy | kilka miejsc |
| Noclegi | Najkorzystniej: na miejscu | hotele w okolicy | brak |
| Technika | Najkorzystniej: projektor, nagłośnienie, mikrofony | projektor, bez nagłośnienia | projektor, technik uczelni do 16:00 |
| Catering | Najkorzystniej: na miejscu | z zewnątrz, za opłatą korkową | z zewnątrz |
Sala, która wygrywa we wszystkim poza liczbą miejsc, wygrywa tylko wtedy, gdy zmienicie ustawienie albo listę gości.
Umowa: liczba osób zmienia się zawsze
Na każdej konferencji, którą organizowałam, ktoś rezygnował w ostatnim tygodniu. Zapytaj, do kiedy można zmniejszyć liczbę osób bez kosztów, za ile osób płaci się przy rezygnacji w ostatniej chwili i czy zaliczka albo zadatek wraca, gdy konferencja się nie odbędzie. Wpisz do umowy godziny: od kiedy można wejść, żeby ustawić stoisko i sprawdzić technikę, i do kiedy trzeba wyjść. Co nie jest na piśmie, tego nie ma.
Kolega męża zrobił w końcu to, co robię zawsze: wysłał do trzech obiektów to samo zapytanie, z liczbą osób, ustawieniem, godzinami i listą pytań. Odpowiedzi przyszły w różnych formach, ale dało się je wpisać do jednej tabelki. Wtedy dopiero zobaczył, że pierwsza z ofert, najtańsza, dotyczyła sali na sześćdziesiąt krzeseł, a nie na sześćdziesiąt osób przy stołach.
