Ile jedzenia zamówić z cateringu na przyjęcie w domu

Teść skończył w czerwcu osiemdziesiąt lat. Przyjęcie zrobiliśmy w ogrodzie u szwagra, pod orzechem, dla niespełna trzydziestu osób. Gotować nikt nie chciał, bo ostatnim razem przy takiej okazji trzy kobiety spędziły dwa dni w kuchni, a potem nie miały siły usiąść przy stole. Zamówiliśmy catering.

Zamawianiem zajęłam się ja, bo w firmie przez lata kupowałam catering na szkolenia i spotkania oddziałów. Na szkoleniu jest łatwiej: lista uczestników, sala z prądem, stoły, obsługa obiektu. W ogrodzie każdy z tych punktów trzeba ustalić osobno.

Ile jedzenia na osobę

Firmy cateringowe liczą jedzenie w gramach na osobę. Przy obiedzie podawanym na ciepło na rodzinnym przyjęciu w ofertach z okolic Gorzowa spotykam zwykle łącznie od kilkuset do mniej więcej sześciuset gramów dań na osobę: mięso, dodatki, surówki, przystawki. Do tego ciasto i ewentualnie kolacja, jeśli przyjęcie trwa do wieczora.

Pytaj o gramaturę, a nie o „porcje”. Porcja w jednej firmie to sto pięćdziesiąt gramów mięsa, w innej sto. Przy trzydziestu osobach to różnica półtora kilograma, czyli kilku gości bez kotleta.

Zastanów się, kim są goście. Na przyjęciu teścia było dużo starszych osób, trójka małych dzieci i kilku młodych mężczyzn z rodziny szwagra, którzy jedzą za dwóch. W sumie wychodzi średnia. Ale jeśli przyjęcie jest dla dwudziestolatków albo dla seniorów, liczba z cennika może być za duża albo za mała.

Nie zamawiaj „na zapas” pięćdziesięciu procent więcej. Lepiej dobrać jedno danie z dłuższym terminem przydatności, na przykład pieczywo, sery, owoce, które można podać później albo zjeść następnego dnia.

Menu na ogród i na czerwiec

Na ogród w czerwcu nie zamawia się wszystkiego, co jest w karcie. Sałatki z majonezem, tatar, ryby na zimno, kremy w deserach źle znoszą kilka godzin na stole w ciepły dzień. Zapytaj firmę wprost: „Które dania wytrzymają trzy godziny na zewnątrz w temperaturze dwudziestu kilku stopni?”. Dobra firma odpowie od razu i zaproponuje zamienniki. Słaba zapewni, że wszystko wytrzyma.

Dania na ciepło przyjeżdżają w termosach albo pojemnikach izolowanych i na stole stoją w podgrzewaczach. Zapytaj, czy podgrzewacze są w cenie, ile ich będzie, czym się je podgrzewa i kto je zapali. My dostaliśmy cztery podgrzewacze na paliwo w żelu, z kaucją. Na zimne dania przydaje się cień i lodówka w pobliżu. U szwagra była w garażu.

Osoby na diecie wypisz z imienia i rodzaju diety, nawet jeśli to jedna osoba bez glutenu. Te dania powinny przyjechać w osobnych, opisanych pojemnikach.

Logistyka: dostawa, naczynia, odbiór

Ustal godzinę dostawy z zapasem. Jedzenie przywiezione o czternastej na przyjęcie o piętnastej to dobra godzina. Jedzenie przywiezione o dwunastej będzie stało trzy godziny. Zapytaj, czy kierowca rozstawi dania na stole, czy zostawi pojemniki w kuchni.

Naczynia to osobny temat. Catering może przyjechać w jednorazowych pojemnikach, w naczyniach do zwrotu albo z pełną zastawą. Sprawdź, czy talerze, sztućce i szklanki są w cenie, czy trzeba je wypożyczyć osobno, i kiedy firma je odbierze. Nasze naczynia miały być odebrane następnego dnia rano. Firma chciała je umyte, ale wystarczyło je opróżnić i opłukać. To był punkt, który wpisałam do potwierdzenia, bo różnica dla szwagierki była spora.

Obsługa kelnerska na rodzinnym przyjęciu dla trzydziestu osób zwykle nie jest potrzebna, ale ktoś musi wymieniać półmiski i pilnować podgrzewaczy. U nas robiła to młodzież z rodziny w zamian za tort.

Degustacja i porównanie ofert

Zapytałam w trzech firmach. Każda przysłała menu na kilka stron, z nazwami dań, które niewiele mówią: „schab po staropolsku”, „sałatka szefa”, „rolada w sosie”. Poprosiłam o gramatury i skład. Dwie firmy przysłały, trzecia nie.

Dwie z nich proponowały degustację. Jedna bezpłatną, druga za opłatą odliczaną od zamówienia. Na degustację poszłyśmy we dwie ze szwagierką. Smak to jedno, ale patrzyłam też na wielkość porcji i na to, jak jedzenie wygląda po pół godzinie na talerzu. Pieczeń z jednej firmy po pół godzinie była sucha, z drugiej nadal soczysta.

Przy porównaniu trzymaj się tych samych dań. Jeśli jedna firma liczy w cenie zupę, a druga nie, różnica w cenie na osobę od razu się zmienia. Wypisałam na kartce wspólny zestaw: zupa, dwa mięsa, dodatki, dwie surówki, przystawki zimne, ciasto. Dopiero na tym zestawie porównałam ceny.

Przy okazji zapytaj, co się dzieje z jedzeniem, które zostanie. Niektóre firmy pakują resztki do pojemników jednorazowych, inne zabierają naczynia z zawartością. Przy trzydziestu osobach to kilka kilogramów jedzenia.

Cena, zaliczka i liczba gości

W 2026 r. obiad z cateringu na rodzinne przyjęcie w okolicach Gorzowa kosztuje zwykle od stu dwudziestu do dwustu kilkudziesięciu złotych na osobę, w zależności od menu, ciasta i dodatków. Dowóz poza miasto bywa liczony osobno, od kilometra.

Firmy biorą zaliczkę przy rezerwacji terminu. O tym, czym zaliczka różni się od zadatku, pisałam przy fotografie na komunię (Fotograf na komunię. Co sprawdzić, zanim wpłacisz zadatek), i przy cateringu ta różnica ma takie samo znaczenie. Ważniejsze jest jednak, do kiedy możesz zmienić liczbę gości. Zwykle kilka dni przed przyjęciem. Po tym terminie płacisz za tyle osób, ile zamówiłaś.

Sprawdź, czy firma działa legalnie. Zakład, który produkuje żywność, musi być wpisany do rejestru prowadzonego przez powiatowego inspektora sanitarnego. Zapytaj, gdzie przygotowuje jedzenie. Kuchnia w prywatnym mieszkaniu bez wpisu to ryzyko, za które przy trzydziestu osobach płaci się podwójnie.

Ustal też, kto zapłaci za dowóz i ile. Ogród szwagra jest kilkanaście kilometrów za miastem i jedna z firm doliczała za każdy kilometr w obie strony. Druga miała stałą opłatę za dowóz w promieniu trzydziestu kilometrów. Przy tej samej cenie menu to ona wyszła taniej. Zapytaj również, czy dowóz to jeden kurs, czy dwa, jeśli ciasto i kolacja mają przyjechać o innej porze.

Wszystko w jednej wiadomości

Przy pierwszej rozmowie telefonicznej wszystko brzmiało jasno. Potem przyszedł mail z menu i ceną, i połowy rzeczy w nim nie było. Co nie jest na piśmie, tego nie ma. Odpisałam jedną wiadomością z listą: liczba gości i termin jej zmiany, godzina dostawy, adres i dojazd, gramatury, dania bez glutenu, cztery podgrzewacze z kaucją, odbiór naczyń w niedzielę do jedenastej, zaliczka i reszta płatna przy dostawie. Firma potwierdziła punkt po punkcie.

Jedzenia wystarczyło. Zostało trochę pieczywa i jeden półmisek pieczeni, który teść zabrał do siebie. Po południu zrobiło się ciepło i sałatki z jogurtem, zamówione zamiast majonezowych, przetrwały do kolacji.