Firma sprzątająca do małego biura: o co zapytać przed umową

Znajomy prowadzi z kolegą dwuosobowe biuro projektowe na parterze kamienicy w centrum Gorzowa. Sześćdziesiąt metrów, dwa pokoje, kuchnia, łazienka, jedna sala na spotkania z klientami. Do tej pory sprzątali sami w piątki, co oznaczało, że w czwartki biuro wyglądało jak biuro dwóch mężczyzn, którzy sprzątają w piątki. Przyniósł mi trzy oferty i zapytał, czemu różnią się tak bardzo.

Wyjęłam zakreślacz. Przy sprzątaniu zakreślam zawsze trzy rzeczy: co, jak często i kto przyjdzie, gdy stała osoba nie może. Po pięciu minutach każda oferta miała po kilka limonkowych pasków, a w jednej zakreśliłam prawie całą drugą stronę.

Zakres, czyli co znaczy „sprzątanie biura”

W firmie miałam sprzątanie kilkudziesięciu oddziałów i najwięcej nieporozumień zaczynało się od słowa „standard”. Dla jednej strony standard to odkurzanie i wyniesienie śmieci. Dla drugiej także umycie kubków w kuchni, przetarcie klamek, wymiana ręczników i umycie lodówki raz w miesiącu.

Dlatego zakres rozpisuje się na trzy poziomy. Co przy każdej wizycie: odkurzanie i mycie podłóg, śmieci, łazienka, blaty w kuchni, przetarcie biurek tam, gdzie nie leżą dokumenty. Co raz w tygodniu albo co drugą wizytę: kurz na parapetach, szafach, listwach, drzwi i klamki, zlew i kuchenka. Co raz w miesiącu albo rzadziej: lodówka, mikrofalówka, szafki kuchenne w środku, kaloryfery. Osobno mycie okien, pranie wykładziny, porządki po remoncie.

W ofertach znajomego zakres miała tylko jedna firma. Dwie pozostałe pisały „kompleksowe sprzątanie powierzchni biurowej”. Kompleksowe może znaczyć wszystko.

Poprosiłam znajomego, żeby z każdą z trzech firm umówił się na krótką wizytę w biurze. Dwie przyszły, obejrzały kuchnię i łazienkę, zapytały o wykładzinę i o to, ile osób przychodzi na spotkania. Trzecia odpisała, że wycenia „po metrażu” i wizyta nie jest potrzebna. Przy sześćdziesięciu metrach różnica między biurem z wykładziną a biurem z kafelkami i szklanymi ściankami to kilka kwadransów pracy przy każdej wizycie.

Jak często i za ile

Firmy wyceniają małe biura albo stawką miesięczną, albo za wizytę, albo za metr kwadratowy. Za metr ma sens w dużej powierzchni. Przy sześćdziesięciu metrach ważniejsze jest, ile razy w tygodniu ktoś przychodzi i ile czasu spędza na miejscu. W 2026 roku w średnim mieście sprzątanie takiego biura dwa razy w tygodniu kosztuje zwykle od 500 do 1000 złotych miesięcznie, zależnie od zakresu i tego, czyje są środki czystości.

Żeby porównać oferty, przeliczam je na jedno sprzątanie. Najtańsza z trzech propozycji była tania, bo zakładała jedną wizytę w tygodniu. Po przeliczeniu wyszła najdroższa. Znajomy przyznał, że patrzył tylko na kwotę w pierwszym wierszu.

Druga pułapka to środki czystości. W jednej ofercie płyny, worki na śmieci, papier toaletowy, ręczniki papierowe i mydło były po stronie firmy, w dwóch pozostałych po stronie klienta. W małym biurze to kilkadziesiąt złotych miesięcznie, w biurze z kuchnią, w której parzy się kawę dla klientów, czasem więcej. Jeśli kupujesz środki sam, ustal, kto pilnuje zapasów i jak sprzątająca osoba zgłasza, że czegoś brakuje. W oddziałach przerabiałam wersję, w której nikt nie pilnował, i kończyło się telefonem w poniedziałek rano, że w łazience nie ma papieru.

Zapytaj też o porę. Sprzątanie po godzinach pracy jest wygodne, ale wtedy ktoś obcy wchodzi do biura sam, z kluczem i kodem alarmu. Sprzątanie rano przed otwarciem to kompromis. Ustal to i wpisz, bo przy zmianie pracownika firmy nowa osoba może przyjść o czternastej w środku spotkania z klientem.

Klucze, alarm i dokumenty

Biuro projektowe to rysunki, umowy z klientami, czasem dane osobowe. Sprzątająca firma nie musi ich czytać, ale ma do nich fizyczny dostęp. W umowie zapisuje się, komu przekazano klucze i kod, kto może wchodzić, co się dzieje przy zmianie osoby i że firma oddaje klucze przy zakończeniu współpracy. Przy danych osobowych klientów sprawdź, czy potrzebujesz zapisów o poufności, zwłaszcza jeśli pracujesz z dokumentacją, która leży na biurkach.

Ustal też, co z alarmem. Jeśli sprzątająca osoba poda zły kod albo zapomni uzbroić alarm, przyjedzie ochrona, a za niepotrzebny przyjazd zwykle płaci właściciel biura. Każda osoba ze sprzątania powinna mieć własny kod, żeby było widać, kto i kiedy wchodził. W firmie mieliśmy taki zapis we wszystkich umowach i nie raz rozwiązał spór, zanim na dobre się zaczął.

Najprościej zrobić tak, jak robiliśmy w oddziałach: dokumenty na noc do szafy, na biurkach tylko monitory i kubki. Sprzątająca osoba nie musi się zastanawiać, czy może przesunąć stertę papierów, żeby wytrzeć kurz.

Zastępstwo i odpowiedzialność

Mała firma sprzątająca to często jedna lub dwie osoby. Kiedy pani, która przychodzi od roku, zachoruje na dwa tygodnie, biuro albo zostaje bez sprzątania, albo przychodzi ktoś inny. Zapytaj, co jest w umowie. Jeśli nikt nie przyjdzie, czy płacisz mniej? Jeśli przyjdzie ktoś nowy, czy wie, gdzie są środki czystości i czego nie ruszać?

Druga rzecz to ubezpieczenie OC. Zalany parkiet, zbity monitor, uszkodzona wykładzina. Firma sprzątająca odpowiada za szkody, które wyrządzi, a polisa OC sprawia, że ta odpowiedzialność ma pokrycie w pieniądzach. Poproś o kopię albo przynajmniej o potwierdzenie, że polisa jest ważna.

Trzecia rzecz to to, z kim podpisujesz umowę. Jeśli zamiast firmy umawiasz się z osobą prywatną, to ty stajesz się zleceniodawcą i musisz pamiętać o umowie i jej rozliczeniu. Przy dwuosobowej firmie najprościej mieć po drugiej stronie firmę z fakturą, nawet jeśli wychodzi trochę drożej.

Porównanie 3 ofert na biuro 60 m2 - przykładowe dane

Kryterium	Oferta A	Oferta B	Oferta C
Cena miesięczna (brutto)	690 zł	820 zł	Najkorzystniej: 540 zł
Częstotliwość	2 razy w tygodniu	2 razy w tygodniu	1 raz w tygodniu
Środki czystości	po stronie klienta	Najkorzystniej: w cenie	po stronie klienta
Mycie okien	dopłata	Najkorzystniej: 2 razy w roku w cenie	dopłata
Wypowiedzenie	1 miesiąc	1 miesiąc	3 miesiące

Najtańsza oferta sprząta o połowę rzadziej, więc za jedno sprzątanie jest najdroższa.

Umowa na rok czy bez końca

Ostatnie zakreślenia zrobiłam na końcu umów. Jedna miała trzymiesięczny okres wypowiedzenia i zapis, że stawka „może zostać zwaloryzowana” bez wskazania, o ile i kiedy. Podwyżki w sprzątaniu są normalne, bo co roku rośnie płaca minimalna, a sprzątanie to głównie praca ludzi. Dlatego zasadę podwyżki trzeba mieć opisaną z góry: raz w roku, od stycznia, o tyle, o ile wzrosła płaca minimalna albo inflacja, z miesięcznym wyprzedzeniem.

Przy małym biurze jednomiesięczny okres wypowiedzenia wystarcza obu stronom. Pierwsze trzy miesiące traktuj jak okres próbny. Spisuj na kartce, co jest zrobione, a co nie, zanim zaczniesz rozmawiać o jakości.

Przy biurze rachunkowym pisałam, że zakres usługi trzeba mieć wypisany, bo inaczej każda dodatkowa czynność ma osobną cenę (Jak wybrać biuro rachunkowe, kiedy masz jednoosobową firmę). Przy sprzątaniu działa to w drugą stronę: bez wypisanego zakresu dodatkowe czynności po prostu się nie dzieją.

Znajomy wybrał drugą ofertę. Była droższa o sto trzydzieści złotych od pierwszej, ale miała środki czystości w cenie i dwa mycia okien w roku. Po miesiącu przyznał, że w czwartki biuro wygląda wreszcie jak biuro. Pierwszą fakturę sprawdził z umową linijka po linijce i zapisał w kalendarzu datę, do której musiałby złożyć wypowiedzenie, gdyby coś przestało działać.