Sala na studniówkę 2027 - kiedy rezerwować i co sprawdzić w umowie
5 min czytania Autorka: Jolanta
Sezon studniówkowy to kilkanaście sobót w styczniu i na początku lutego, a każda szkoła chce mieć bal w sobotę. Komitet rodzicielski, który zaczyna szukać sali w październiku, wybiera już z tego, co zostało, więc tym bardziej musi wiedzieć, o co pytać.
Na pierwszym zebraniu we wrześniu koleżanka z dawnego działu zakupów zgłosiła się do komitetu rodzicielskiego. Jej syn zdaje maturę w maju 2027, mieszkają we Wrocławiu. Wychowawczyni podała termin, który szkoła chciałaby mieć: ostatnia sobota stycznia. Do tego budżet, który rodzice uznali za rozsądny, i jedno zdanie: „Proszę się pospieszyć, bo inne klasy już szukały”.
Tydzień później koleżanka przysłała mi trzy oferty i pytanie, która jest najlepsza. Odpisałam, że jeszcze nie wiem, bo każda wycenia co innego. Przez dwadzieścia lat robiłyśmy razem przetargi na catering i wyjazdy integracyjne. Studniówka to ten sam pakiet, tylko z polonezem i stu osiemdziesięcioma gośćmi, z których część ma osiemnaście lat.
Kiedy rezerwować salę na studniówkę
Sezon studniówkowy to styczeń i pierwsza połowa lutego. Mieści się w nim kilkanaście sobót, a niemal każda szkoła chce bal w sobotę. W wielu szkołach komitet zaczyna szukać sali już w przedostatniej klasie, inne ruszają we wrześniu klasy maturalnej. W październiku wybór wciąż jest, ale coraz częściej sprowadza się do tego, która sobota jeszcze została.
Na liście koleżanki stały trzy pozycje: studniówka Wrocław w sali pięćset metrów od Rynku, bal w hotelu pod miastem z autokarem i studniówka w szkolnej sali gimnastycznej z cateringiem. Sala w centrum pisze wprost, że szkoły planujące bal na konkretną datę zaczynają szukać zwykle we wrześniu, a najlepiej rezerwować we wrześniu albo w październiku, bo terminy sobotnie znikają pierwsze. Z mojego doświadczenia to prawda o każdym sezonie: grudzień na wigilie firmowe, maj na komunie, styczeń na studniówki.
Jeśli wasza sobota jest już zajęta, zapytajcie o piątek. Dla maturzystów to żadna różnica, dla rodziców czasem wolny dzień w pracy, za to cena bywa niższa.
Co jest w cenie za osobę
Cena za osobę nic nie mówi, dopóki nie wiesz, co obejmuje. Poprosiłam koleżankę, żeby z każdej oferty wypisała w kolumnie, co jest w cenie, a co za dopłatą. Wyszło tak, jak zwykle: menu i obsługa wszędzie, a różnice dopiero dalej.
W ofercie sali w centrum cena zaczyna się od 250 zł za osobę przy minimum stu osobach, a w cenie są: wynajem sali z antresolami, menu z własnej kuchni, obsługa kelnerska, zastawa, napoje bez alkoholu i sala na całą noc, do czwartej. Osobno płaci się za nagłośnienie z oświetleniem i obsługą DJ-ską, dekorację tematyczną i fotografa. Jedyna z trzech ofert, w której sala na studniówkę była w cenie menu, bez osobnej opłaty za wynajem, z parkietem bez słupów, przyszła właśnie stamtąd. Hotel miał DJ-a w cenie, ale zabawę do trzeciej. Szkoła miała salę za darmo, ale wszystko inne do zamówienia osobno.
Zapytajcie, czy cena obejmuje nauczycieli. Na studniówce są trzy grupy gości: maturzyści, rodzice i grono pedagogiczne. Zwyczaj w wielu szkołach jest taki, że za nauczycieli płacą rodzice. To kilkanaście osób więcej w rachunku, o których nikt nie pomyślał przy pierwszej tabelce.
O DJ-u i jego nadgodzinach pisałam latem przy weselach: O co zapytać DJ-a przed weselem. Na studniówce pytania są te same, tylko lista utworów zaczyna się od Kilara.
Parkiet, polonez i bal bez alkoholu
Polonez musi się zmieścić. Przy roczniku na kilkadziesiąt par to parkiet, którego nie ma wiele sal restauracyjnych. Zapytajcie o wymiary parkietu w metrach i o słupy. Sala, która wygląda pięknie na zdjęciach, może mieć słup na środku, a polonez wokół słupa to już inny taniec.
Studniówka jest balem bez alkoholu, zgodnie z regulaminem szkoły. Lokal powinien powiedzieć, jak tego pilnuje: czy obsługa ma zakaz podawania, co robi, gdy ktoś wnosi własne, kto odpowiada przed szkołą. To nie jest pytanie z nieufności. To pytanie, które dyrektor zada komitetowi, a komitet musi mieć odpowiedź na piśmie.
Zapytajcie, jak lokal ustawia salę, kiedy na balu są jednocześnie maturzyści, rodzice i nauczyciele. Każda z tych grup chce czegoś innego: uczniowie parkietu i sceny, rodzice stołu, przy którym da się porozmawiać, nauczyciele spokojniejszego miejsca. Lokal, który robił już studniówki, pokaże plan sali na kartce. Lokal, który robi je pierwszy raz, powie, że „jakoś się ustawi”.
Dopiszcie do tabelki rzeczy, o których komitet przypomina sobie w grudniu: szatnię na kilkaset kurtek (styczeń, każdy w płaszczu), miejsce na przebranie się dla tych, którzy przyjeżdżają prosto z fryzjera, dekorację i fotografa. Dekoracja tematyczna i fotograf to często osobne pozycje za dopłatą, a przy roczniku wychodzą z tego kwoty, które rozkładają się na każdą rodzinę.
Umowa z komitetem, nie z jednym rodzicem
Studniówkę rozlicza się z komitetem rodzicielskim. W praktyce umowę podpisuje jedna albo dwie osoby, a pieniądze zbiera skarbnik klasy. Ustalcie przed podpisaniem: kto jest stroną umowy, do kiedy płaci się zadatek i raty, do kiedy można zmienić liczbę osób i co się dzieje, gdy kilkoro uczniów zrezygnuje w grudniu.
Zadatek to nie napiwek. Jeśli wycofacie się wy, przepada. Jeśli lokal odwoła bal, możecie żądać dwukrotności. Przy kwocie za cały rocznik to są poważne pieniądze, więc warunki rezygnacji mają być w umowie, a nie w mailu.
Dobry znak to lokal, który sam proponuje jedną osobę kontaktową po stronie komitetu i potwierdzanie wszystkich zmian w menu i liczbie gości na piśmie. Sala w centrum ma to w opisie oferty, razem z degustacją menu dla przedstawicieli komitetu. Degustację polecam każdemu komitetowi: łatwiej przekonać trzydzieści rodzin do menu, które ktoś z was zjadł, niż do opisu w PDF.
Checklista - 9 rzeczy do sprawdzenia
Data i godziny: od kiedy do kiedy sala- Cena za osobę i minimalna liczba gości
- Co jest w cenie, a co za dopłatą
- Parkiet: czy zmieści się polonez całego rocznika
- Nagłośnienie, DJ albo zespół i ich godziny
- Zasady balu bez alkoholu i kto ich pilnuje
- Zadatek, raty i termin ostatecznej liczby osób
- Jedna osoba kontaktowa i zmiany tylko na piśmie
- Degustacja menu przed podpisaniem
Trzy oferty na studniówkę dla 180 osób - przykładowe dane
| Kryterium | Sala w centrum | Hotel pod miastem | Szkoła z cateringiem |
|---|---|---|---|
| Cena za osobę | od 250 zł | 290 zł | 150 zł za catering + wynajem sprzętu |
| Wynajem sali | w cenie menu | w cenie menu | sala gimnastyczna, sprzątanie po stronie rodziców |
| Do której godziny | Najkorzystniej: do 4:00 | do 3:00 | do 24:00 |
| Nagłośnienie i DJ | za dopłatą | Najkorzystniej: w cenie, DJ hotelu | osobno, do zamówienia |
| Dojazd | tramwaj i taksówka | autokar w dwie strony | Najkorzystniej: pieszo |
Najtańsza na papierze szkoła przestaje być najtańsza, kiedy doliczyć dekorację, nagłośnienie i sprzątanie sali gimnastycznej o świcie.
Gdy bal się zbliża, a coś się zmienia
W grudniu zawsze ktoś rezygnuje, ktoś dochodzi z osobą towarzyszącą, a ktoś ma alergię, o której nie powiedział we wrześniu. Wyznaczcie w umowie ostateczny termin podania liczby osób i diet, najlepiej na dwa tygodnie przed balem, i trzymajcie się go. Po tym terminie każda zmiana to telefon skarbnika do lokalu i rozmowa o pieniądzach.
Komitet głosuje na zebraniu w połowie października. Koleżanka idzie na nie z tabelką z trzema kolumnami i z listą pytań, na które każdy lokal odpowiedział na piśmie. Mnie w tej sprawie przekonało jedno: lokal, który na pytanie o parkiet odpowiada liczbą metrów, a nie przymiotnikiem, zwykle tak samo konkretnie odpowiada na pytanie o rezygnację.
